O Jornal do Síndico a partir desta edição fará publicar em suas edições mensais consecutivas, entrevistas com síndicos do DF que tem se destacado pelo trabalho que tem desenvolvido e apresentado em suas administrações, trazendo a conhecimento público e dessa importante classe que dedica de corpo e alma a proporcionar qualidade de vida aos moradores de condomínios.
Inaugura esta coluna a entrevista com o síndico Alberto Yano (foto), do condomínio Residencial Top Life Club & Residence Saint Tropez-Torres D.E.F, 1060 unidades , localizado na Av. Caastanheiras, Rua 36 Norte em Aguas Claras-DF.
Nessa abordagem Alberto Yano(Foto abaixo) menciona as etapa conseguidas em sua gestão, trazendo economia, segurança, transparência e inovações com sustentabilidade nesse condomínio, servindo essa experiência de subsídios para essa importante atividade da administração condominial.
JS – O que é ser Síndico para o sr.
Yano- Ser Síndico é verdadeiramente sair da zona de conforto. É dedicar tempo e esforço na execução de inúmeras atividades e responsabilidades. É estar sempre buscando conhecimento e inovações que possam trazer segurança, economicidade e bem-estar ao moradores. É manter um relacionamento estreito junto aos condôminos a fim de conhecer seus anseios que embora possam em algum momento divergir dos do síndico necessitam ser buscados e alcançados para que haja um sentimento de pertencimento e de satisfação da maioria.
JS- Como o sr. faz para conciliar suas atividades pessoais, com as de Síndico?
Yano- Este seja talvez um dos maiores desafios da atividade de síndico. O primeiro passo é estabelecer claramente dias, horários e meios disponíveis de comunicação com o morador. Utilizar ferramentas de trabalho on-line para com funcionários, fornecedores e moradores. E possuir um cronograma temporal de trabalho com tarefas e metas a serem executadas dentro de uma ordem de prioridades e possibilidades financeiras. Trabalhando de forma otimizada, organizada e planejada as atividades condominiais não atrapalham a vida pessoal do síndico.
JS- Quando assumiu quais os problemas e dificuldades encontradas e qual o maior problema que enfrentou?
Yano- Assim que assumi, dentre os principais problemas e dificuldades que encontrei foi fazer um levantamento geral e minucioso de todas as deficiências de manutenção, administrativas e de segurança que o condomínio possuía à época. E diante do levantamento conseguir traçar um planejamento com métodos para colocar o condomínio em dia no menor espaço de tempo possível de forma a não comprometer o caixa do condomínio. E o maior problema inicial que enfrentei foi gerenciar a ansiedade que os moradores sentiam por melhorias e resoluções de problemas antigos. Muitas vezes não compreendiam que alguns problemas eram complexos e que a solução não seria rápida nem barata, e que teríamos que resolvê-los por etapas.
JS- Quais foram as melhorias implantadas na sua gestão?
Yano- Foram inúmeras melhorias implantadas, mas podemos destacar: uma substancial melhoria na comunicação com os moradores com dia fixo para recebê-los pessoalmente, a implantação de fóruns de debate, maior frequência na divulgação de assuntos importantes por meio de site, mala direta via e-mail, quadros de avisos,aumento no número anual de assembleias com muitos itens de pautas sugeridos pelos moradores, respostas e soluções rápidas às demandas e reclamações encaminhadas à Administração, promoção ostensiva de campanhas educativas, aplicação de enquetes virtuais para decisão coletiva, bom relacionamento e participação ativa do conselho fiscal e subsíndico nas tomadas de decisão, colocação de todas as manutenções em dia, realização constante de várias melhorias estéticas e arquitetônicas nas áreas comuns, implantação de várias tecnologias que melhoraram a economicidade, o controle da segurança e acessibilidade do condomínio, uso regular e organizado de notificações de advertência e multa de forma a criar uma boa cultura de respeito às normas e dos moradores entre si, exaustiva tomada de preços sempre na busca do melhor preço e qualidade, controle rígido da documentação fiscal e administrativa do condomínio, oferecimento de cursos, congressos e palestras na área de atuação para funcionários, realização de bons acordos para diminuição da inadimplência, enfim muitas melhorias foram implementadas, e muitas ainda por realizar.
JS- Qual economia o condomínio obteve com a implantação dessas melhorias?
Yano- Bem, com relação à melhoria na comunicação esta possibilitou um maior debate acerca dos assuntos condominiais e por via de consequência em decisões mais acertadas aos problemas, evitando muitas das vezes gastos desnecessários ou superfaturados. Realizamos no condomínio campanha de coleta seletiva de óleo doméstico, além de ser uma ação sustentável benéfica ao meio ambiente, a empresa que recolhe o óleo nos dá em troca detergente líquido que é utilizado em muitas de nossas limpezas, além de sujar menos nossas caixas de gordura, necessitando de um número de vezes menor de limpeza. Com as manutenções preventivas em dia, o condomínio deixou de gastar com manutenções corretivas que são muito mais caras, com isso é possível prever trocas de peças, buscar o melhor preço e preparar o caixa para a futura manutenção. Com a iluminação quase toda em LED e implantação de sensores de presença tivemos redução de gastos tanto na frequência de compra de lâmpadas quanto no consumo de energia elétrica. Com a instalação de um dispositivo bloqueador de ar no hidrômetro conseguimos diminuir em mais de 90% nossa conta de água. Com a paulatina renovação e ampliação dos equipamentos de CFTV foi possível identificarmos aqueles que promoveram danos ao condomínio, e assim solicitarmos o devido ressarcimento do prejuízo. O uso regular e correto das notificações corrige e interrompe aquelas atitudes que danificam a área ou bem comum. A boa realização de orçamentos também gera uma economia direta e eficaz nos gastos. Um controle documental correto evita problemas no acionamento de uma garantia de bem ou serviço, ou falta documental para um possível ajuizamento de ação judicial para ressarcimento. Arcar com a capacitação de um funcionário é mais acessível do que contratar o serviço de um prestador avulso. Um bom e correto acordo com um morador inadimplente recompõe o caixa do condomínio e evita anos de batalha judicial.
JS- Como faz para manter atualizada a inspeção predial?
Yano- Possuímos em nosso condomínio um contrato de assessoria com uma empresa de engenharia séria que nos dá todo o suporte para qualquer dúvida com relação a engenharia elétrica, hidráulica, mecânica, civil, etc. Dessa forma, estamos sempre orientados e auxiliados nos agendamentos de vistorias e manutenções preventivas evitando assim problemas na saúde estrutural do condomínio. Essa assessoria também nos auxilia a escolhermos com critérios bem definidos empresas e prestadores de serviço com maior qualidade.
JS- Cite quais são os principais desafios no seu condomínio, no dia-a-dia?
Yano- Cito 03 (três) principais desafios: Encontrar funcionários que executem as tarefas com primor e excelência sob pressão das exigências dos moradores, que por sua vez, cada um quer que seja executado ao seu modo é bem complicado, normalmente os funcionários não se adaptam ou devido a grande reclamação dos moradores, precisamos trocar criando uma rotatividade de funcionários. Outro desafio é o convívio de pets com moradores que não gostam de animais, qualquer deslize dos tutores de pets em seu passeio é motivo de reclamação, além das reclamações recorrentes de urina, fezes, latidos e odor. Agora, o maior desafio é fazer o morador entender que o síndico não é pai ou mãe, pois qualquer coisa que acontece no condomínio como barulho ou infiltração, por exemplo, ele quer que você entre em contato com outro morador, ele mesmo não quer se indispor a falar com vizinho para resolver seu problema.
JS- Na sua opinião, quais são os elementos de sucesso para um bom Síndico e como os condôminos podem ajudar na Gestão?
Yano- Estar constantemente se aprimorando com cursos, eventos e leitura de artigos da área condominial, saber trabalhar em equipe com os colaboradores, se organizar, manter uma comunicação e transparência total com participação do conselho e dos condôminos, realizar uma boa e clara previsão orçamentária, e saber conduzir uma assembleia, creio que com esses elementos aumenta muito o sucesso da gestão. Os condôminos podem ajudar o síndico com sugestões de soluções de problemas que eles presenciam, e não ficar apenas trazendo problemas ou reclamando em redes sociais, o ponto de vista diferente pode ser a solução para o problema e assim melhorar o condomínio.
JS- Administrar conflitos no condomínio é uma das tarefas mais árduas, qual melhor estratégia para se obter sucesso nessa área?
Yano- Além de aplicar e cobrar as regras da Convenção de Condomínio e Regimento Interno de forma imparcial, é altamente recomendado ter muita paciência e saber escutar todas as partes envolvidas, isso é fundamental para conseguir fazer conciliações. Curso de Mediação e Arbitragem Condominial também auxiliará o síndico a mediar os conflitos com técnicas e dicas.
JS- Com respeito a acessibilidade, sustentabilidade e educação ambiental quais são os desafios?
Yano- Os desafios com relação a acessibilidade é conseguir realizar as adaptações necessárias no empreendimento uma vez que a construtora não entregou com tal previsão, sendo assim, é necessária muita criatividade para encontrar soluções para atender as necessidades exigidas pelas NBRs. Já no campo da sustentabilidade e educação ambiental o desafio é a conscientização dos moradores, pois a mudança de hábito é muito difícil, fazer os moradores entenderem a importância de separar o lixo de orgânico e seco, não jogar pilhas e baterias no lixo, não jogar óleo pelo ralo, etc. é um processo lento e demorado.
JS- Hoje a segurança é uma questão primordial, quais medidas foram ou são tomadas para melhorar esta questão aqui no condomínio?
Yano- No que diz respeito da responsabilidade do síndico temos: investimentos em equipamentos de CFTV, revisão e manutenção do sistema de combate a incêndio, SPDA, treinamentos para moradores e funcionários em primeiros socorros e combate a incêndio. Porém, o que fragiliza mais o condomínio é o comportamento dos moradores, pois eles querem comodidade e facilidade, sendo que esses dois itens são inverso à segurança, na medida que torna mais rígida a identificação de quem entra e quem sai do condomínio e aplicação de procedimentos de segurança.
JS- Qual a mensagem que o sr. passaria para futuros síndicos?
Yano- Se você pretende entrar na área de sindicância condominial, são necessários alguns requisitos: muita paciência, saber ouvir e escutar, conhecer a legislação, se cercar de bons profissionais, transparência, conhecer de tudo um pouco, pensar sempre na coletividade e não basta ser honesto tem que parecer honesto.
