Parece simples, mas não é, apesar de fazer parte da rotina do síndico convocar uma assembleia, alguns erros podem invalidar todo o processo. Além do erro material que acontece por um erro de digitação, a não convocação de um único condômino pode gerar a nulidade de uma assembleia, por isso a importância que todos os condôminos estejam cientes da convocação. Igualmente deve o síndico observar e manter o cadastro dos condôminos, proprietários e moradores sempre atualizados.
Outro fator que deve ser observado é o estipulado na convenção em relação a convocação da assembleia é o prazo mínimo para se convocar. Contudo, o simples fato de algumas Convenções serem omissas deve ser cumprido o prazo mínimo de 10(dez) dias.
Em relação a publicação da ata, e caso não seja observado o período ora determinado em assembleia, também pode gerar a nulidade da assembleia. A Síndica Profissional Doani Batistussi explica que, o registro da ata em Cartório não é obrigatório, pois é apenas uma exigência do Banco quando é eleito um síndico e como de hábito o documento registrado tem fé pública , salvo se a Convenção do condomínio assim determinar.
Para fins de esclarecimentos, em relação as convocações e o quórum segue os seguintes artigos do CC/02 abaixo:
Art. 1.350. Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger-lhe o substituto e alterar o regimento interno.
§ 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo.
§ 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino.
Art. 1.354. A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião.
Art. 1.355. Assembleias extraordinárias poderão ser convocadas pelo síndico ou por um quarto dos condôminos.
O Código Civil trata detalhadamente da AGO (Assembleia Geral Ordinária) e de maneira sintética da AGE (Assembleia Geral Extraordinária).
De acordo com o Código Civil o síndico tem a obrigatoriedade de convocar uma AGO anualmente, no entanto há convenções que determina duas ou mais AGOS , neste caso cumpre-se o estipulado em convenção, caso o síndico não convoque a assembleia ¼ dos condôminos pode convocar, cabe esclarecer que para convocar a assembleia o condômino não precisa estar adimplente, o novo Código Civil diz que:
Como podemos verificar a lei não especifica que, para a convocação o condômino deve estar adimplente. Cabe ressaltar que, mesmo não estando quites com as suas obrigações, há algumas assembleias em que a presença dos inadimplentes são necessárias, como no caso de aprovação das benfeitorias, que exigem um quórum de aprovação de 100% dos condôminos.
Segue abaixo mais algumas dicas de extrema relevância em relação a convocação e que para evitar a anulação ou impugnação da assembleia o síndico deve seguir os seguintes passos:
Ter o máximo de atenção na hora de fazer o edital de convocação: o artigo 1.354 determina que a assembleia não poderá ser deliberada se todos os condôminos não tiverem sido convocados. A convocação deve ser exposta nas áreas comuns do condomínio quadro de avisos, portaria, elevadores, enviadas por E-MAIL, algumas convenções determinam que a convocação deverá ser feita por carta registrada ou até mesmo em jornais de grande circulação, nesse caso cumpri- se a determinação da convenção.
Descreva de forma clara as pautas da assembleia: os assuntos que serão tratados na assembleia devem ser listados minuciosamente no edital de convocação. Os temas – como aprovação de orçamento para obras, destituição de síndico, multas, alterações no regimento interno, entre outros – precisam ser listados. Cabe ressaltar que, se a convocação cita “assuntos gerais”, estes só podem ser discutidos, mas não votados. Se a assembleia votar em algum assunto que não foi item de pauta, ela pode ser anulada.
Convoque a assembleia respeitando o prazo mínimo: confira a convenção para checar qual o prazo estipulado pelo condomínio. Caso não houver nenhuma especificação, o Código Civil estabelece que a convocação seja em no mínimo dez dias antes da assembleia.
No edital de convocação deve ser observado antecipadamente o quórum de votação de cada assunto a fim de não gerar transtornos durante a assembleia, visto que, para cada assunto há um quórum especifico para aprovação o qual deve ser obrigatoriamente respeitado, no caso de alteração da convenção é 2/3, bem como, os itens pertinentes aos tipos de obras, que segundo o CC/02 se divide em três categorias: Necessárias, Úteis ou Voluptuárias.
Finalmente, afirmo que todo o cuidado é pouco e por isso deve ser observado e cumprido de forma taxativa o Código Civil, a Lei (4591/64) (que foi revogada em parte), a Convenção e o Regimento Interno e as demais leis, a fim de evitar a impugnação de uma assembleia e com isso gerar uma instabilidade, administrativa e financeira no condomínio.
