Saiba como implementar o compliance condominial
A corrupção é um problema comum não apenas na política, mas em diversas áreas da sociedade. Sendo assim no condomínio não é diferente. No local existem inúmeras oportunidades de corrupção. Por isso mesmo é importante buscar uma gestão mais transparente. Então vamos falar de compliance condominial? “Compliance é uma expressão em inglês derivada do verbo “to comply” que, em tradução livre, significa estar de acordo ou agir em conformidade.” O compliance condominial é uma forma prática de prevenir fraudes e desvios de dinheiro dentro dos condomínios, assim como garantir a transparência e a ética dos vários processos do local. Além disso, o compliance ajuda a evitar gastos desnecessários e ainda contribui para a valorização do imóvel. Já a falta de compliance pode custar caro por eventuais desvios de conduta. Mas como colocá-lo em prática? A implementação de um sistema de compliance no condomínio vai depender das características e da realidade de cada empreendimento. Mas vamos trazer aqui alguns passos importantes desse processo. Manual ou código de conduta A partir da participação do síndico, condôminos e funcionários é importante se criar um manual que conste as boas práticas direcionadas para cada um desses agentes que fazem parte da vida condominial. Neste documento, pode ser incluído desde o treinamento e conduta dos funcionários até as formas com que os condôminos devem prosseguir em caso de queixas e insatisfações. E possível definir ainda os procedimentos para o monitoramento e controle das normas. Comitê gestor A criação de um comitê gestor pode garantir o controle e monitoramento por outros agentes, para além do síndico, das boas práticas de gestão. Sendo assim haverá uma garantia maior que as melhores práticas estão sendo adotadas e que o regimento interno e a lei estão sendo seguidos. Uma fiscalização mais transparente e diversa. Impessoalidade O síndico deve evitar a informalidade ao lidar com queixas dos condôminos e agir de modo impessoal na gestão de assuntos que digam respeito a funcionários e conflitos internos e sempre seguindo os documentos que regem as leis do local, como convenção e regimento interno. A indicação para garantir a formalidade necessária é a criação de canais em que tanto colaboradores quanto condôminos possam registrar suas queixas e dar feedbacks sobre a situação do condomínio e a atuação do síndico. LEIA TAMBÉM: Plano de manutenção e prevenção de riscos e acidentes – PMPA, se seu edifício, prédio ou condomínio não possui, está em risco Informatização? Eis a questão! Fundo de Reserva, o que é, para que serve e como se deve utilizar O síndico também deve tratar todos os condôminos da mesma forma, nada de privilégios a pessoas mais próximas, por exemplo. Isso acaba com a credibilidade e abre brechas para conflitos. Transparência A transparência e a base do compliance, por isso mesmo, ela deve estar presente. Como fazer isso dentro do condomínio? O síndico deve facilitar o acesso e o acompanhamento dos condôminos de todos os processos que digam respeito à coletividade, como licitações, andamento de obras, relacionamento com fornecedores etc. E ainda manter todos esses processos atualizados. Além disso consulte sempre o conselho nas suas decisões, para garantir que todos esses processos sejam transparentes desde o início. Controle em dia Todas as documentações do condomínio devem estar em dia, lembrando que não apenas as financeiras, mas todas necessárias à vida condominial, como AVCB, seguro etc. Contrate uma auditoria preventiva anual – com as contas auditadas e “aprovadas” pelo auditor, a transparência para os condôminos fica evidenciada; Atenção nos contratos de prestação de serviço Muitas das fraldes que costumam ocorrer dentro de um condomínio estão ligadas a contratos de manutenção ou prestação de serviço. Por isso, é fundamental avaliar e acompanhar com muita atenção cada contrato, a fim de identificar e corrigir possíveis falhas. Lembre ainda que não é indicado contratar fornecedores que tenham vínculo familiar com a administração e que possam assim comprometer a imparcialidade nos negócios, sem prévia autorização. Nada de presentes O síndico não deve aceitar doações, comissões, recompensas, presentes, retribuições, remunerações, gratificações, prêmios, pagamentos ou outros benefícios, peculiares ou não, que possam ser caracterizados como favorecimento pessoal e/ou profissional para si mesmo, como para algum membro da família. Tecnologia e compliance As novas tecnologias proporcionam a síndicos e administradoras ferramentas que facilitam a aplicação do compliance condominial e reduzem a possibilidade de atos de corrupção e desvios de conduta de todas as partes.
