O e-Social – Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – é obrigatório para todos os condomínios que possuem empregados próprios. Os empreendimentos que não têm funcionários orgânicos devem enviar anualmente a informação de que ali não há movimentação trabalhista.
Segundo informação divulgada pelo governo federal, “para períodos trabalhados a partir de 01/01/2023, o PPP em meio eletrônico substitui o PPP em meio físico para comprovação de direitos junto ao Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), não se admitindo o PPP físico para períodos trabalhados a contar dessa data.”
A implantação do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP) eletrônico estava prevista para 10 de janeiro de 2022, junto com os demais eventos de Segurança e Saúde do Trabalho (SST) da Fase 4 do calendário de obrigatoriedades do e-Social das empresas pertencentes ao 3º grupo, incluindo os condomínios, segundo a portaria conjunta SEPRT/SRFB/ME nº. 71, de 2021 de 29 de junho de 2021.
Mas o calendário do PPP eletrônico foi adiado em um ano, conforme disciplinou a Portaria MTP nº. 1.010, de 24 de dezembro de 2021. Com isso, os condomínios e as empresas que prestam serviços de medicina ocupacional ganharam mais tempo para se adequar e passar a atender à exigência de envio eletrônico dos documentos.
PPP eletrônico: o que muda?
O PPP é o documento que concentra todas as informações do histórico laboral dos trabalhadores de uma empresa ou condomínio, cuja finalidade é prestar informações relativas à efetiva exposição a agentes nocivos.
Além do evento S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho – que deve ser registrado até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato – que já estava no formato eletrônico, outros dois eventos migram do papel para o envio eletrônico:
S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador. Exemplo: PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional, que inclui exames médicos, ASO (atestado de saúde ocupacional) admissional, demissional e periódico. O prazo de envio é até o dia 15 do mês subsequente ao da realização do correspondente exame.
S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos. Exemplo: PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos, com prazo de envio até o dia 15 do mês subsequente ao início da obrigatoriedade dos eventos de SST ou do ingresso/admissão do trabalhador.
A Portaria PRES/INSS Nº 1.411, de 3 de fevereiro de 2022, também apresenta informações sobre o novo PPP e seu preenchimento. Para saber mais detalhes, clique aqui.
Segundo a administradora Manager, as informações de SST têm impacto na aposentadoria especial dos trabalhadores, nos pagamentos de insalubridade e periculosidade, na tributação da folha de pagamento e a gestão dos afastamentos. Por isso, as responsabilidades das informações ficam a cargo de empresas especializadas: Serviço Especializado em Engenharia e em Medicina do Trabalho (SESMT).
O síndico deve estar atento a alguns cuidados:
- Assegurar que o condomínio está com certificado digital válido;
- Contratar empresa de medicina do trabalho atualizada e preparada para o envio dos eventos do e-Social, capaz de assegurar que o condomínio cumpra as obrigações legais.
“As empresas de assessoria que não tiverem sistema compatível com o e-Social não terão como trabalhar. Nós já tratamos disso desde 2018 e desde o 2º semestre de 2021 estamos com o sistema rodando de forma compatível com e-Social, garantindo aos condomínios clientes o cumprimento da exigência”, relata.
PPP eletrônico: visualização pelo trabalhador
Informações oficiais do e-Social explicam que, “considerando a necessidade de incorporar as alterações da versão S-1.1 do e-Social, o PPP eletrônico estará disponível para visualização do segurado no site ou aplicativo Meu INSS a partir de 16/01/2023, data da implantação da referida versão.”
“O que seria exigido dos condomínios em termos de informações sobre funcionários foi bem simplificado, o que favorece os síndicos, porque eram muitos detalhes a serem conferidos, apesar da emissão de um recibo pelo sistema do e-Social. No começo, exigiam até informação detalhada de EPIs, como código de barra dos itens, que podem ser trocados em intervalo curto de tempo, mas deixaram de fora”, explica.
O e-Social é obrigatório para condomínios e administradoras desde 1º de julho de 2018, mas seguindo diversas etapas ou fases conforme a Receita Federal define. Veja agora a fase:
Fase 4: Na última fase, passam a ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador (SST).
Impacto do e-Social nos condomínios: O que os condomínios devem mudar é em relação à sua cultura. Todas as admissões deverão passar pela administradora ou contador, assim como informações referentes às férias ou acidentes de trabalho, entre outras informações trabalhistas.
Com o e-Social, o esperado é que esse tipo de informação chegue mais rápido, e com mais qualidade, ao governo.
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Os síndicos, gestores e as administradoras, por sua vez, devem se preparar para a mudança, procurando acompanhar as novidades no site do e-Social.
Para as empresas, é importante lembrar que o e-Social integra áreas como TI, recursos humanos e jurídico. Já há empresas que preparam folhas de pagamento que oferecem módulos para o e-Social.
Condomínios com funcionários terceirizados
Para quem contrata mão de obra terceirizada em condomínios, o e-Social traz mais transparência, uma vez que será mais fácil acompanhar se os recolhimentos devidos estão sendo feitos corretamente.
Todo condomínio é obrigado a ter o e-Social?
Mesmo os condomínios que não possuem funcionários são obrigados a aderir ao e-Social.
“Mesmo os condomínios que contam apenas com funcionários terceirizados devem se cadastrar no e-Social. O síndico deve orientar os colaboradores a manterem seus dados cadastrais atualizados para evitar as multas.
Certificado digital é necessário para o e-Social?
A adesão ao e-Social é um movimento similar ao da implantação do certificado digital. No início houve uma certa resistência à mudança, mas atualmente há a necessidade da assinatura eletrônica na transmissão de diversos dados – mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios.
As multas podem chegar a até R$ 42.563,99, dobrando em caso de reincidência. Essa decisão consta no artigo 81 da Portaria/MTP nº 667/2021.
Veja abaixo os valores de algumas multas, já previstas na legislação:
1 – ADMISSÃO DO TRABALHADOR
Anteriormente, a admissão de um colaborador era enviada através do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), até o dia sete do mês subsequente ao que ocorreu a movimentação do empregado. Com o e-Social, a admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado.
A falta de registro do empregado sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, que pode dobrar por reincidência.
2 – ALTERAÇÃO DE DADOS CADASTRAIS E CONTRATUAIS
Uma fase importante do e-Social é o saneamento dos dados dos colaboradores. Essa etapa irá garantir que os dados dos funcionários estejam atualizados de acordo com as novas exigências do e-Social. É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT.
3 – ATESTADO DE SAÚDE OCUPACIONAL (ASO)
Segundo o artigo 168 da CLT, regulamentado pela NR (Norma Regulamentadora) nº 7 da Secretaria Especial da Previdência e Trabalho, é necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional.
A não realização desses tipos de exames sujeita o empregador à multa pela infração ao artigo 201 da CLT. O valor é determinado pelo fiscal do trabalho.
4 – COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT)
Quando o empregado sofre um acidente de trabalho, de acordo com os artigos 19 a 21 da lei nº 8.213/91, as companhias devem transmitir a CAT ao INSS, mesmo se o empregado não se afastar do trabalho.
O prazo de envio desse evento no e-Social é o mesmo de apresentação da CAT, ou seja, até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente, ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador.
Caso não aconteça a entrega desse documento, a multa pode variar entre o limite mínimo e o limite máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.
5–PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO (PPP)
De acordo com o artigo 58, da lei nº 8.213/91, as empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física.
O intuito dessa documentação é comprovar que o empregado esteve exposto a um risco durante o exercício do trabalho.
Dessa forma, dependendo do tipo do risco, ele terá direito à aposentadoria especial, ou seja, com menos tempo de contribuição para o INSS.
O valor da multa em caso de descumprimento é determinado de acordo com a gravidade da situação.
6 – AFASTAMENTO TEMPORÁRIO
Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias.
A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente à multa prevista no artigo 92 da Lei nº 8.212/9, sendo determinada pelo fiscal do trabalho.
Fonte: Síndico Net
