É indispensável que os síndicos, gestores e administradores condominial saibam o prazo de guarda de documentos contábeis, pois, na prática, evita problemas trabalhistas e com o fisco, por exemplo. Ter essa organização ajuda a administração a gerenciar melhor os seus recursos, podendo manter-se de forma sustentável.
Apesar de ser preciso lidar com inúmeros documentos, se a equipe usar as ferramentas corretas de organização e acesso desses arquivos, muitas coisas podem ser simplificadas. Como será visto ao longo do texto, a grande maioria dos documentos apresenta o mesmo prazo de guarda, contudo observar o tempo de vigência dos demais também é de grande importância.
Quer ficar por dentro do prazo de guarda dos principais documentos contábeis? Acompanhe nosso artigo e saiba mais sobre o assunto!
Qual o prazo de guarda de documentos contábeis?
De modo geral, o período de armazenamento e preservação dos arquivos depende basicamente da natureza dos documentos e do seu objetivo. Os documentos contábeis, por exemplo, dividem-se em três partes: tributários, comerciais/fiscais e trabalhistas/previdenciários. Acompanhe cada um deles nas subseções a seguir.
Tributários
Essa categoria é a mais fácil de gerenciar. Isso, porque o prazo de guarda é de cinco anos para todos os documentos contábeis, o que inclui as notas fiscais e os comprovantes de recolhimento de impostos.
Comerciais e fiscais
Assim como no caso dos documentos contábeis e tributários, os comerciais e fiscais também expiram no prazo de cinco anos, na grande maioria das vezes. Algumas exceções à essa regra são:
- Compensação mercantil — 20 anos;
- Contrato de seguros/informação de valores — 20 anos;
- Contrato de seguros pessoal — 20 anos;
- Contratos previdenciários privados — 20 anos;
- Ações judiciais e administrativas — tempo indeterminado;
- Novação e pagamentos mercantis — 20 anos;
- Títulos ou contratos de investimentos coletivos — 8 anos;
- Títulos de capitalização — 20 anos.
Trabalhistas e previdenciários
O prazo de guarda de documentos trabalhistas e previdenciários também se assemelha bastante aos fiscais e comerciais. Algumas exceções são:
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) — 36 anos;
- CAT (Comunicação de Acidentes de Trabalho) — 10 anos;
- GPS (Guia de Previdência Social) — 10 anos;
- Depósitos Conta Vinculada do FGTS — 30 anos;
- PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário) — 20 anos;
- PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional) — 20 anos. (Atentem-se para as atuais mudanças na legislação de que trata do E-Social, pois os condomínios devem cumprir todas as exigências nela contida).
Qual a importância de guardar os documentos pelo período certo?
Mesmo sendo uma prática muito comum, a liberação do espaço de armazenamento dos documentos deve ser feita cuidadosamente. Afinal, diversos arquivos são comprovantes fundamentais e jogá-los fora pode ocasionar problemas legais para a organização e gerar processos trabalhistas.
Nesse caso, quando o armazenamento não é realizado pelo período correto, o negócio apresenta dificuldade de defesa durante alguma fiscalização de caráter fiscal ou trabalhista.
Portanto, a guarda de documentos contábeis garante a segurança nos processos e permite a rápida localização dos dados, com precisão. Desse modo, o armazenamento deve ser feito de maneira organizada, categorizando os assuntos — por tema, setor ou palavra-chave — e de acordo com o prazo.
Trata-se de um procedimento indispensável para que a empresa mantenha um histórico de suas atividades, além de contar com um acervo que pode ser utilizado para proteção em fiscalizações e processos judiciais. Além disso, o prazo de guarda dos documentos segue os parâmetros alicerçados na legislação brasileira, atendendo a exigências que se relacionam com os valores legais e/ou fiscais, o que garante que a destruição dos documentos seja feita de forma segura.
Desse modo, a guarda de documentos correta traz diversos benefícios aos condomínios, tais como:
- Melhoria do controle;
- Economia de tempo;
- Otimização do espaço;
- Redução de perdas de documentos e de custos;
- Aumento da produtividade;
- Menos risco de deterioração;
- Destruição segura dos documentos;
- Diminuição de chances de ter problemas com a legislação.
Diante disso, para fazer uma gestão de documentos eficiente, é necessário ir além do registro de informações e de prazo. Deve-se ter um bom planejamento para que, mesmo com um grande acervo, seja possível gerir cada um deles de uma maneira organizada e de fácil acesso.
O que acontece se eles forem perdidos ou danificados?
As empresas que não apresentam o processo de guarda de documentos adequados com as normas estão sujeitas a multas e penalidades da Receita Federal, assim como podem ser autuadas pelas autoridades fiscalizadoras.
Além do prejuízo financeiro com as multas, em casos mais graves, a ausência de determinados documentos pode dificultar a defesa em alguma fiscalização ou processo judicial, como também pode causar a interdição do estabelecimento ou o ajuizamento de execuções fiscais. Por esse motivo, a guarda de documentos é um processo indispensável para que a empresa esteja em dia com a lei.
É importante ressaltar que o descarte adequado deve ser feito baseado nas definições da Tabela de Temporalidade — ferramenta que determina o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término desse período.
Por que é preciso contar com uma empresa para esse serviço?
Para organizar e gerir corretamente todos esses documentos contábeis, fiscais, trabalhistas, tributários e outros, contar com uma solução tecnológica é imprescindível. Por meio de um sistema automatizado e com integração de dados, a guarda de arquivos ficará muito mais fácil, principalmente porque eles podem ser armazenados digitalmente, o que facilita a localização dos dados e reduz o tempo gasto nas operações.
No entanto, vale salientar que é preciso ainda manter os documentos físicos vigentes, no sentido de que os condomínios só devem se desfazer deles quando o seu prazo de validade estiver de fato expirado. Para o caso de notas fiscais, está em andamento no Brasil o processo de digitalização de todas elas, o que contribui para a empresa economizar com impressão de papel e o fisco reduzir o risco de sonegação fiscal.
Saber o prazo de guarda dos documentos contábeis ajuda os empresários a gerenciar melhor o negócio, já que é possível garantir o sigilo, a disponibilidade e a integridade das informações. Além disso, evita multas, pagamento duplicado de notas fiscais e problemas junto aos órgãos fiscalizadores do governo.
Viu como é importante acompanhar os prazos de documentos contábeis? Como dito, para que esse processo seja realizado adequadamente e de forma eficiente, é importante contar com a ajuda de uma empresa especializada como a eBox Digital, entre outras que podem ser pesquisadas no sistema de busca da plataforma google, por exemplo.
