Os três primeiros meses do ano no condomínio exigem ações específicas do síndico. Nesta matéria falamos de planejamento, manutenção, férias e muito mais
O 1º trimestre é um momento estratégico para síndicos avaliarem profundamente o condomínio e fazerem o planejamento
Os três primeiros meses do ano no condomínio são cruciais para o restante do período e definirão todo o andar da carruagem.
Em janeiro, fevereiro e março, a gestão condominial enfrenta demandas diferentes daquelas típicas do último trimestre – mas nem por isso este é um período menos desafiador.
Por que o primeiro trimestre do ano é tão importante para os condomínios?
A rotina intensa muitas vezes leva os síndicos a operarem no piloto automático, vivendo de apagar incêndios e resolvendo emergências sem conseguir pensar muito bem nelas.
No entanto, nos primeiros três meses do ano, há a oportunidade de interromper esse ciclo reativo e se dedicar à análise crítica do condomínio, ainda mais naqueles em que houve troca de síndico.
Por isso, esse período é de vital importância para os condomínios, representando um momento estratégico para os síndicos realizarem avaliações aprofundadas, estudos e muito planejamento.
Para a síndica profissional Paula Cordeiro, que atua em Vitória/ES, atividades corriqueiras como a compra de materiais, por exemplo, podem ser repensadas de maneira menos automática, com o objetivo de se tornarem mais eficientes.
Além de simplesmente adquirir os itens necessários, os síndicos podem utilizar esse “período levemente mais calmo” do condomínio para adotar uma abordagem mais proativa. Quem sabe avaliando a competitividade de preços no mercado, explorando oportunidades de negociação, estabelecendo parcerias vantajosas e otimizando os custos operacionais.
Desse mesmo modo, outras tarefas do dia a dia do condomínio também podem ser revisadas nesse sentido.
Quais as diferenças entre o último trimestre do ano e o primeiro trimestre do ano?
Os últimos três meses do ano e os primeiros três meses do ano apresentam contrastes significativos para a gestão condominial.
No último trimestre, por exemplo, há uma pressão de caixa intensificada devido ao pagamento do 13º salário e outras despesas relacionadas ao final de ano. “Isso cria um pico de despesas que exige planejamento antecipado e cuidado especial com o fluxo de caixa”, justifica Alexandre Barbosa, fundador da Newcondo.
Gustavo Oliveira, síndico profissional e sócio de Barbosa, acrescenta também a questão da ansiedade da gestão em concluir projetos. Além disso, atender às expectativas dos moradores é mais palpável no final do ano – sempre correndo com sprints finais e demandas intensas de final de ano.
Já nos primeiros três meses do ano, a atmosfera para a gestão condominial é mais tranquila e propícia ao planejamento.
Enquanto muitos moradores estão fora devido a férias e viagens, os síndicos se liberam do atendimento ao condômino (tantas vezes marcado por certa pressão e cobranças), ganhando mais tempo e tranquilidade para realizar análises profundas e planejar melhorias.
Mas Silvana Laguna, gestora na administradora Auxiliadora Predial, alerta para os síndicos não baixarem a guarda com essa aparente sensação de tranquilidade.
“Não podemos parar. Existem obrigações. Tem que continuar executando melhorias, mantendo a segurança, limpeza e manutenções. Embora sejam meses em que os condôminos não estão lá muito envolvidos, com certeza, quando retornarem das férias, irão cobrar um condomínio impecável, com tudo em dia”, reforça.
8 Ações relacionadas a planejamento dos três primeiros meses do ano no condomínio
Começo de ano é o momento ideal para planejar o futuro do condomínio, fazendo um balanço do que foi bom ou ruim, do que pode ser dispensado, revisado, melhorado e tudo mais. Portanto, agora é hora de fazer tudo aquilo que o síndico não teve tempo de fazer. Confira 8 ações que preparamos para você:
1. Revisar o Plano Diretor
Segundo a síndica profissional Paula Cordeiro, ao longo do ano, a gestão fica tão focada em manutenção e correção, que se esquece de que sempre é preciso programar melhorias.
2. Planejar o calendário de eventos do ano
Eventos em condomínios rendem muitos benefícios à convivência entre os moradores,, é importante se organizar com antecedência, criando um calendário de eventos que acontecerão no ano inteiro, em conjunto com a previsão orçamentária. Dia das Crianças, Páscoa, Festa Junina, Dia das Bruxas, Natal, ideias não faltam!
3. Rever contratos
Avalie todos os contratos dos prestadores de serviço fixos e pontuais. Veja se tem algum que pode ser melhorado, substituído, se o atendimento da empresa está a contento e, caso for, ajustar e negociar com ela.
4. Atualizar o Plano de Contingência
Os primeiros três meses do ano são marcados pelos temporais de verão. Assim, é muito importante que o condomínio esteja preparado para enfrentar qualquer possível emergência – algo que um Plano de Contingência pode assegurar.
5. Estudar a inadimplência
Acompanhar a inadimplência também é uma tarefa frequente da gestão ao longo do ano. No entanto, o “olho viciado” em alguns casos pode deixar passar medidas mais eficientes e criativas.
6. Prepare-se para a assembleia
É entre janeiro e março que as Assembleias Gerais Ordinárias (AGO) costumam acontecer nos condomínios. Nesta reunião, o síndico tem como objetivos prestar e aprovar contas do exercício anterior, aprovar a previsão orçamentária e, quando aplicável, eleição do novo corpo diretivo (síndico, subsíndico e conselho).
Os síndicos devem estar preparados para a assembleia do condomínio, mas segundo Pedro Kurpan, gerente geral de condomínio da da administradora CIPA, é importante que eles busquem suporte da administradora para a execução das reuniões. “É papel dela auxiliar o condomínio na elaboração dos materiais necessários”, afirma.
7. Crie comissões especiais
O síndico profissional da Newcondo Gustavo Oliveira conta que a gestão pode aproveitar o espírito renovado dos moradores neste início de ano para criar comissões especiais, como de sustentabilidade ou segurança.
“Propor isso na AGO é uma boa ideia, porque nesse período as pessoas ficam mais empolgadas em participar dessas ações”, comenta.
8. Faça uma review do ano anterior
Assim como costumamos fazer em nossa vida pessoal, começo de ano é propício para revisar tudo o que aconteceu no condomínio durante ano anterior e, assim, eliminar o que não deu certo, manter aquilo que foi bom e incluir novas práticas, soluções e projetos.
Nas assembleias comandadas por Gustavo, ele apresenta um levantamento completo de todas as realizações feitas no condomínio.
Isso já é feito mês a mês, mas em janeiro/fevereiro o síndico profissional compila todas as informações em um só documento. São inseridas informações em quatro grupos distintos:
Segurança
Financeiro
Contábil
Melhorias
9. Ações relacionadas à manutenção para os três primeiros meses do ano no condomínio
O verão, além do calor, também traz chuvas torrenciais no começo de ano. Então o síndico precisa deixar o condomínio estruturalmente preparado para estes grandes volumes de água em um espaço curto de tempo.
Tudo isso conciliando as manutenções preventivas de acordo com o fluxo de caixa e o orçamento do condomínio.
Veja também: Prepare seu condomínio para o período de chuvas
Nesse sentido, o síndico deve estar atento a esses 10 pontos:
1. Limpeza da caixa d’água
2. Cuidados com jardim
3. Manutenção de para-raios
4. Medidas preventivas contra a dengue
5. Alagamento de garagem
6. Entupimento de tubulações
7. Gerador
8. Instalações elétricas
9. Poda de árvores
10. Obras e melhorias
