5 dicas fundamentais de administração de condomínios
Geralmente, a administração de condomínios não é tão simples: atividades operacionais, gerenciamento de colaboradores, muitos itens de manutenção, contabilidade e administração. Devido a tantos afazeres, o síndico deve estar sempre disposto a oferecer um ótimo relacionamento, tentando proporcionar o bem-estar entre os seus condôminos. E para que você não se sinta perdido nesse ofício, separamos no post de hoje 5 dicas para otimizar a qualidade da administração de condomínios, criando economia e provendo mais conforto para os moradores. Confira! Tenha paciência A paciência é essencial para todas as áreas da vida, especialmente para realizar tarefas que envolvam as necessidades e opiniões de terceiros. Essa tranquilidade refere-se a prestar os serviços com ética, sendo firme e justo nas decisões, visando aquilo que é o melhor para o coletivo e para a gestão. Por isso, é fundamental sempre procurar soluções antes de achar culpados, principalmente em casos graves. Outra dica, é comunicar sempre sobre as regras do condomínio para seus moradores. Então, mantenha sempre o equilíbrio e a serenidade para discutir com os condôminos sobre tudo o que está certo e o que está errado — quantas vezes for preciso. Organize o seu setor administrativo Gerir finanças é algo trabalhoso, principalmente quando você administra o setor financeiro de outras pessoas. Por essa razão, é necessário estar regularizado, isto é, em dia com as finanças. Logo, deve-se acertar as seguintes pautas: salário dos funcionários; contas de água e luz; impostos e taxas; fornecedores. Além disso, o gestor deve se preocupar com as questões administrativas, como: expedir boletos bancários das taxas de condomínio; redigir as atas e circulares para o registro de todas as decisões e acontecimentos do condomínio; representar o condomínio constantemente nos órgãos trabalhistas e públicos sempre que solicitado; treinar e selecionar colaboradores para o bom cumprimento das atividades. Contrate serviços para manutenção predial Os setores comuns do prédio têm um acervo de detalhes a serem considerados. Por isso, o síndico precisa de muita atenção no instante da contratação de serviços para preservar esses espaços em ótimas condições, devendo seguir as seguintes premissas: acompanhar a execução de obras realizadas; treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança; cotar empresas especializadas para serviços de manutenção. No caso das obras, requisite que a empreiteira identifique seus colaboradores antes do início das ações. Por fim, exija que cada profissional utilize identificação com foto e avise aos porteiros que permitam a entrada apenas pessoas identificadas para a segurança dos condôminos. Conte com assistência jurídica e contábil O condomínio deve contar com o respaldo de um contador e de um advogado para que o gestor evite quaisquer impasses relacionados à área jurídica quando for representar o prédio. Da mesma maneira, a assistência jurídica é essencial para recolher, de modo justo, os encargos sociais como contribuição sindical, PIS, INSS e FGTS, auxiliando também na prestação das guias do RAIS e CAGED para o Ministério do Trabalho e para a Receita Federal. Preste contas É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa ação deve ser periódica e obrigatória. Dessa forma, o síndico deve agir com transparência e organização para com os moradores. Portanto, é seu dever trabalhar da seguinte forma: propor soluções para acabar com a inadimplência; fazer um caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca o deixando no vermelho; solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa; realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de contratar algum tipo de serviço. Seja focado Caso você seja síndico, tenha orgulho de sua função. Trata-se de um papel repleto de obstáculos, encarregado pelo patrimônio de diversas pessoas e bem-estar de todos os moradores. Ele é o responsável por gerenciar os negócios, resolver problemas internos e garantir a manutenção adequada das propriedades para que se mantenham bem valorizadas. Geralmente, o síndico de um patrimônio pode desempenhar alguns tipos de deveres, incluindo: representar a propriedade para fins legais; gerenciar os negócios e despesas do patrimônio; entrar em contato com as instituições governamentais; emitir notificações; participar de tarefas relacionadas a impostos; distribuir ativos. Faça uma administração de condomínios eficiente Veja abaixo a importância de uma boa administração: aumenta o ROI dessas propriedades; reduz os custos operacionais aumentando a produtividade; implementa serviços de gerenciamento de propriedades ecologicamente corretos; melhora a retenção de inquilinos; automatiza e integra relatórios em tempo real, financeiros e gerenciais; implementa e fornece serviços novos e aprimorados. Torne o processo de gestão mais simples Sabendo que a administração de condomínios é uma tarefa complexa, pensamos em 5 dicas fundamentais para tornar esse processo menos árduo. Acompanhe! 1. Melhora da comunicação O gestor precisa reunir muitas vozes em uma única voz comunitária decisiva. Como gerente, é de sua responsabilidade fazer a ligação entre várias partes envolvidas, incluindo proprietários de unidades, locatários, entidades legais, escritórios imobiliários e instituições de empréstimo. Cabe a você, gestor, certificar-se de que todos recebam as informações necessárias da forma mais eficiente possível. Considere as seguintes opções para se comunicar com os membros da associação: envie um boletim informativo regular: semanal, mensal, bimensal ou trimestral — o que for mais adequado para associação; configure um site em que as notícias sejam postadas conforme necessário: se você seguir esse caminho, verifique se você tem uma participação proativa na web; envie e-mails conforme necessidade: facilite as coisas para você configurando uma lista de distribuição e enviando um aviso anual para atualizações de endereço de e-mail; organize reuniões regulares onde todos possam se reunir para compartilhar informações. 2. Aumento da agilidade A melhor administração de condomínios deve ter procedimentos operacionais comprovados, que foram desenvolvidos em anos de experiência. Dessa maneira, você desejará garantir que a empresa tenha práticas padronizadas implementadas para cada comunidade ou prédio que eles costumam atender. Assim, esses procedimentos operacionais devem aumentar a agilidade dos programas de manutenção preventiva, auditoria completa de todos os contratos e fornecedores, sistema financeiro e orçamentos transparentes, soluções que aumentem o valor de sua propriedade, bem como o estilo de vida de todos os residentes




