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5 dicas fundamentais de administração de condomínios

A administração de condomínios não é tão simples, devido a tantos afazeres, o síndico deve estar sempre disposto a oferecer um ótimo relacionamento, tentando proporcionar o bem-estar entre os seus condôminos.

Geralmente, a administração de condomínios não é tão simples: atividades operacionais, gerenciamento de colaboradores, muitos itens de manutenção, contabilidade e administração. Devido a tantos afazeres, o síndico deve estar sempre disposto a oferecer um ótimo relacionamento, tentando proporcionar o bem-estar entre os seus condôminos.
E para que você não se sinta perdido nesse ofício, separamos no post de hoje 5 dicas para otimizar a qualidade da administração de condomínios, criando economia e provendo mais conforto para os moradores. Confira!
Tenha paciência
A paciência é essencial para todas as áreas da vida, especialmente para realizar tarefas que envolvam as necessidades e opiniões de terceiros. Essa tranquilidade refere-se a prestar os serviços com ética, sendo firme e justo nas decisões, visando aquilo que é o melhor para o coletivo e para a gestão. Por isso, é fundamental sempre procurar soluções antes de achar culpados, principalmente em casos graves.
Outra dica, é comunicar sempre sobre as regras do condomínio para seus moradores. Então, mantenha sempre o equilíbrio e a serenidade para discutir com os condôminos sobre tudo o que está certo e o que está errado — quantas vezes for preciso.
Organize o seu setor administrativo
Gerir finanças é algo trabalhoso, principalmente quando você administra o setor financeiro de outras pessoas. Por essa razão, é necessário estar regularizado, isto é, em dia com as finanças. Logo, deve-se acertar as seguintes pautas:
salário dos funcionários;
contas de água e luz;
impostos e taxas;
fornecedores.
Além disso, o gestor deve se preocupar com as questões administrativas, como:
expedir boletos bancários das taxas de condomínio;
redigir as atas e circulares para o registro de todas as decisões e acontecimentos do condomínio;
representar o condomínio constantemente nos órgãos trabalhistas e públicos sempre que solicitado;
treinar e selecionar colaboradores para o bom cumprimento das atividades.
Contrate serviços para manutenção predial
Os setores comuns do prédio têm um acervo de detalhes a serem considerados. Por isso, o síndico precisa de muita atenção no instante da contratação de serviços para preservar  esses espaços em ótimas condições, devendo seguir as seguintes premissas:
acompanhar a execução de obras realizadas;
treinar os funcionários para trabalhos de manutenção e uso de equipamentos de segurança;
cotar empresas especializadas para serviços de manutenção.
No caso das obras, requisite que a empreiteira identifique seus colaboradores antes do início das ações. Por fim, exija que cada profissional utilize identificação com foto e avise aos porteiros que permitam a entrada apenas pessoas identificadas para a segurança dos condôminos.
Conte com assistência jurídica e contábil
O condomínio deve contar com o respaldo de um contador e de um advogado para que o gestor evite quaisquer impasses relacionados à área jurídica quando for representar o prédio.
Da mesma maneira, a assistência jurídica é essencial para recolher, de modo justo, os encargos sociais como contribuição sindical, PIS, INSS e FGTS, auxiliando também na prestação das guias do RAIS e CAGED para o Ministério do Trabalho e para a Receita Federal.
Preste contas
É obrigação do administrador prestar todas as contas do prédio. Essa ação deve ser periódica e obrigatória. Dessa forma, o síndico deve agir com transparência e organização para com os moradores.
Portanto, é seu dever trabalhar da seguinte forma:
propor soluções para acabar com a inadimplência;
fazer um caixa emergencial ou fundo de reservas, nunca o deixando no vermelho;
solicitar sempre Nota Fiscal ou recibo, em casos de contratar uma prestadora de serviços ou comprar qualquer coisa;
realizar pelo menos 3 tipos de orçamentos antes de contratar algum tipo de serviço.
Seja focado
Caso você seja síndico, tenha orgulho de sua função. Trata-se de um papel repleto de obstáculos, encarregado pelo patrimônio de diversas pessoas e bem-estar de todos os moradores. Ele é o responsável por gerenciar os negócios, resolver problemas internos e garantir a manutenção adequada das propriedades para que se mantenham bem valorizadas.
Geralmente, o síndico de um patrimônio pode desempenhar alguns tipos de deveres, incluindo:
representar a propriedade para fins legais;
gerenciar os negócios e despesas do patrimônio;
entrar em contato com as instituições governamentais;
emitir notificações;
participar de tarefas relacionadas a impostos;
distribuir ativos.
Faça uma administração de condomínios eficiente
Veja abaixo a importância de uma boa administração:
aumenta o ROI dessas propriedades;
reduz os custos operacionais aumentando a produtividade;
implementa serviços de gerenciamento de propriedades ecologicamente corretos;
melhora a retenção de inquilinos;
automatiza e integra relatórios em tempo real, financeiros e gerenciais;
implementa e fornece serviços novos e aprimorados.
Torne o processo de gestão mais simples
Sabendo que a administração de condomínios é uma tarefa complexa, pensamos em 5 dicas fundamentais para tornar esse processo menos árduo. Acompanhe!
1. Melhora da comunicação
O gestor precisa reunir muitas vozes em uma única voz comunitária decisiva. Como gerente, é de sua responsabilidade fazer a ligação entre várias partes envolvidas, incluindo proprietários de unidades, locatários, entidades legais, escritórios imobiliários e instituições de empréstimo.
Cabe a você, gestor, certificar-se de que todos recebam as informações necessárias da forma mais eficiente possível. Considere as seguintes opções para se comunicar com os membros da associação:
envie um boletim informativo regular: semanal, mensal, bimensal ou trimestral — o que for mais adequado para associação;
configure um site em que as notícias sejam postadas conforme necessário: se você seguir esse caminho, verifique se você tem uma participação proativa na web;
envie e-mails conforme necessidade: facilite as coisas para você configurando uma lista de distribuição e enviando um aviso anual para atualizações de endereço de e-mail;
organize reuniões regulares onde todos possam se reunir para compartilhar informações.
2. Aumento da agilidade
A melhor administração de condomínios deve ter procedimentos operacionais comprovados, que foram desenvolvidos em anos de experiência. Dessa maneira, você desejará garantir que a empresa tenha práticas padronizadas implementadas para cada comunidade ou prédio que eles costumam atender.
Assim, esses procedimentos operacionais devem aumentar a agilidade dos programas de manutenção preventiva, auditoria completa de todos os contratos e fornecedores, sistema financeiro e orçamentos transparentes, soluções que aumentem o valor de sua propriedade, bem como o estilo de vida de todos os residentes nela.
3. Segurança da informação
Uma boa solução fornecerá a você um repositório centralizado para todas as informações importantes do fornecedor, incluindo, entre outras, referências financeiras do fornecedor, contratos, certificados de seguro e outros dados.
Redução de risco
Ser capaz de centralizar todos os documentos, garante um melhor cumprimento das políticas do condomínio. Em vista disso, você pode verificar se as informações comerciais do fornecedor são válidas, se ele segue suas políticas e procedimentos, e se todos os certificados e seguros exigidos estão atualizados.
Redução de custos
Ter uma lista centralizada de fornecedores aprovados elimina os gastos desonestos e impede que o gerente do prédio contrate uma pessoa para fazer alguns reparos. Com um rol consolidado de fornecedores, você pode revisar com mais facilidade para ver se vários deles não estão executando um trabalho idêntico ou muito parecido.
4. Aumento do controle de qualidade
Inclui o planejamento e coordenação de todas as reuniões da associação, visitas, aplicação de restrições, supervisão, contrato, coleções, relatórios financeiros e detalhados, serviços e manutenção. Nesse caso, o pacote de serviços padrão da Checklist Fácil está incluso na tecnologia robusta que permite que os residentes visualizem seus registros de contas e ordens de serviço, pagamentos online e relatórios financeiros para download em tempo real.
5. Otimização dos processos
Com todas as partes móveis envolvidas no gerenciamento de propriedades, acompanhar o que, quando e como as coisas estão sendo feitas são importantes considerações para a otimização do desempenho dos negócios.
Portanto, os gerentes precisam ter as ferramentas corretas para obter informações em tempo real sobre o que está acontecendo e, a partir desses dados, identificar quaisquer oportunidades para refinar processos, e assim melhorar a prestação de serviços para os seus clientes.
Por isso, a Checklist Fácil tem se destacado em toda América Latina, pois trabalha com um software que agiliza todo esse processo de gerência dos condomínios, firmando-se cada vez mais no mercado e multiplicando seus clientes pela confiabilidade de seus serviços.
Em resumo, se houvesse uma dica fundamental, essa seria “agir”. Nunca será perfeito, mas quanto mais ações mensuráveis você tiver, mais oportunidades você terá para melhorar. Todas as exigências do seu tempo são apenas parte de ser um gerente de propriedade, e é comum ficar sobrecarregado na ação da administração de condomínios.

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