Administração de Condomínios

Organizar as assembleias e reuniões de condomínio, controlar as despesas do prédio, intermediar as possíveis desavenças entre os moradores são todas funções comuns às atividades de um síndico. Mas, você sabia que há um artigo do Código Civil dedicado exclusivamente às responsabilidades do síndico? O artigo 1.348 cita inclusive a manutenção do condomínio, bem como as obras realizadas no condomínio e o zelo pela prestação de serviços. Com base nisso, o síndico pode, sim, ser reponsabilizado pela manutenção (ou a falta dela) no condomínio. Entenda. O que considerar na manutenção condominial Além das áreas comuns como salão de festas, estacionamentos, playground, quadras poliesportivas, piscinas, etc., a manutenção dos elevadores, dos sistemas de combate a incêndio, dos pára-raios, das instalações elétricas, hidráulicas e de gás do prédio também devem ser observadas pelo síndico. O ideal é seguir uma agenda de manutenção preventiva, de preferência, apresentada e validada pelos moradores. Cada uma destas instalações têm normas específicas a serem cumpridas e que devem ser conhecidas e postas em prática  pelo síndico. Por isso, para ser um bom síndico é preciso conhecer administração e também ter apreço pela legislação. Quanto mais informação sobre suas obrigações legais, menos dor de cabeça ele terá. Antes de fazer obras no condomínio, garanta a aprovação As obras que não forem previamente autorizadas pelos moradores em assembleia acarretam numa responsabilidade civil ainda maior para o síndico, já que não houve uma comunicação oficial junto aos condôminos. No Código Civil, as obras consideradas urgentes podem ser feitas sem a necessidade de aprovação da assembleia, mas, pelo sim e pelo não, o melhor a fazer é convocar uma assembleia e deixar todos cientes da necessidade da obra. Outra possibilidade é eleger um conselho formado pelos próprios condôminos que possa ser acionado em situações emergenciais, representando os demais moradores. Os fornecedores também estão sob responsabilidade do síndico Se acontece um acidente com um profissional que está executando uma obra no condomínio, o síndico também pode ser responsabilizado. Por isso, é muito importante ficar atento aos fornecedores contratados. Faça as seguintes perguntas: Às vezes, a economia que se pensa gerar ao contratar um profissional não regularizado acarretará não só em gastos, como também em sanções judiciais mais adiante.  E as obras realizadas nos apartamentos? A NBR 16.280 (ABNT) determina que todas as obras e reformas que sejam feitas nas unidades individuais, ou seja, nos apartamentos, mas que de alguma forma alterem ou interfiram no projeto do prédio, sejam analisadas pela construtora. Dessa análise, deve ser emitido um laudo técnico assinado pelo engenheiro responsável pela obra. Feito isso, esse laudo deve ser assinado pela administradora ou síndico responsável pelo condomínio. Nesse caso, a responsabilidade do síndico é tanto pelo laudo assinado quanto por obras que venham a ser executadas sem que esse laudo seja emitido. Por isso, é importante que o síndico tenha um bom relacionamento com os moradores e observe a rotina do prédio, evitando que sejam feitas obras sem o seu consentimento.  Quais os riscos para o síndico? Ao se falar em responsabilidade, existem dois conceitos que são importantes que o síndico conheça e compreenda: a responsabilidade civil, que trata do descumprimento das atribuições de síndico e o impacto que isso pode ter na vida de terceiros; e a responsabilidade criminal que é referente a mais do que uma omissão ou descumprimento da atribuição, pois pode ser classificada como um crime ou contravenção penal. Como “diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores” é uma das competências do síndico, de acordo com o Código Civil (Art. 1.348, V), no primeiro caso, de responsabilidade civil, o síndico pode vir a responder pela negligência quanto à manutenção dos elevadores que cause algum acidente, por exemplo; ou então pela queda de uma parte da fachada que cause danos a terceiros. No último caso, o síndico, após comprovada sua responsabilidade criminal, pode ser afastado de sua função, pode ter que pagar uma multa ou ressarcir financeiramente o condomínio e até mesmo ser preso. Fonte: fibersals

Há 20 anos Rodotà já nos alertava sobre as progressivas formas de controle social, motivadas especialmente por razões de segurança que contribuíram para que a vigilância passasse de excepcional a cotidiana. Seguindo essa lógica, é cada vez mais comum que o acesso a condomínios residenciais ou comerciais esteja condicionado à coleta de dados pessoais (nome, RG, CPF, placa de carro etc.), inclusive dados pessoais sensíveis (biometria). É raro um condomínio que não possua câmeras de segurança instaladas em diversas áreas comuns. Ressalta-se que durante anos essa prática foi realizada sem qualquer transparência por parte dos condomínios, que se limitavam a alegar que a coleta destes dados era feita por motivos de segurança, sendo tal “justificativa” considerada razoável por condôminos, visitantes e prestadores de serviços. Com o advento da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais/LGPD (Lei nº 13.709/2018), aplicável aos condomínios nos termos do artigo 2º, I, da Resolução CD/ANPD nº 2/2022, que classificou os entes privados despersonalizados como agentes de tratamento de pequeno porte, o tratamento de dados pessoais e dados pessoais sensíveis passou a ter que observar os princípios legais, dentre os quais destaca-se os da finalidade, necessidade, transparência, segurança e não discriminação. Portanto, antes de iniciar o tratamento de dados pessoais, o condomínio deve informar ao titular de maneira transparente sobre a realização do tratamento, bem como a que finalidade se destinam os dados tratados, sendo evidente que o tratamento de dados não pode ter fins discriminatórios ilícitos ou abusivos. Mais, é fundamental que o condomínio se limite a tratar os dados estritamente necessários para a finalidade apontada e que utilize medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão. Além da observância dos princípios indicados no artigo 6º, da LGPD, também passou a ser obrigatório que o condomínio realize o tratamento de dados pessoais em consonância com as bases legais do artigo 7º da mesma lei. Portanto, a coleta de dados pessoais tais como nome, RG, CPF e placa de carro, para a finalidade específica de identificação de condôminos, visitantes e/ou prestadores de serviço, dependendo do caso concreto, pode ser enquadrada em hipóteses como consentimento, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, execução de contratos e legítimo interesse. Tratamento de dados pessoais por dispositivos de reconhecimento facial A coleta de imagens por câmeras de segurança de sistemas de Circuito Fechado de Televisão (CFTV) é um exemplo de tratamento passível de ser enquadrado na base legal do legítimo interesse, já que toda imagem relacionada ou relacionável a uma pessoa natural, muito embora seja um dado pessoal, nem sempre se caracteriza como um dado pessoal sensível. Isso porque, como ensina Teffé, embora uma imagem digital possa permitir a identificação por meio de características físicas, ela só se tornará um dado biométrico se realizado um processamento técnico específico. Ressalta-se que dados biométricos são aqueles que possibilitam a identificação do titular através da análise e medição de seus atributos fisiológicos ou comportamentais mensuráveis, como é o caso da impressão digital, reconhecimento da íris, identificação da retina, a forma como a pessoa digita, gestos característicos, entre outros. Tais dados não são extraídos de imagens de câmeras de segurança não dotadas de tecnologia específica. Contudo, ainda que a instalação de câmeras de segurança, geralmente, prescinda do consentimento do titular, o condomínio deverá adotar uma série de medidas no tratamento das imagens obtidas, para atender aos princípios da LGPD, que vão desde a escolha do local adequado para que não ocorra o desvio da finalidade de proteção e segurança à vida e/ou patrimônio, garantindo a privacidade do titular dos dados, até a fixação de avisos dando ciência das filmagens. O condomínio deve garantir que as imagens sejam armazenadas de forma segura, bem como deve restringir os acessos a pessoas autorizadas, além de promover o treinamento dos prestadores de serviços que terão acesso ou que irão manipular as imagens, em observância aos princípios da segurança e prevenção, previstos nos incisos VII e VIII, do artigo 6º, da LGPD. Por outro lado, a utilização de mecanismos de reconhecimento facial, tanto para fins de acesso e circulação em condomínios quanto por câmeras de segurança que identifiquem e autentiquem moradores, visitantes e prestadores de serviços, exigem cuidados especiais pelo condomínio, já que as imagens tratadas com este tipo de tecnologia são consideradas dados biométricos e, portanto, classificados como dados pessoais sensíveis, nos ternos do artigo 5º, II, da LGPD. Assim, o tratamento de dados pessoais por dispositivos de reconhecimento facial, deve estar amparado por uma das hipóteses de tratamento previstas no artigo 11, da LGPD, dentre as quais não se encontra o legítimo interesse. Legitimidade do tratamento de dados pessoais Muitos condomínios realizam o tratamento de dados pessoais sensíveis por mecanismos de reconhecimento facial invocando a hipótese da garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular, prevista no artigo 11, “g”, da LGPD. Não obstante, a utilização desta base legal pode significar a violação aos princípios da adequação e necessidade. Como visto anteriormente, para que o tratamento de dados pessoais seja lícito, não basta que o agente de tratamento indique uma base legal. É preciso que a operação observe os princípios arrolados no artigo 6º, da LGPD. Portanto, a legitimidade do tratamento de dados pessoais deve ser analisada diante das especificidades de cada caso. Ainda que em um primeiro momento a base legal da garantia da prevenção à fraude e à segurança do titular, nos processos de identificação e autenticação de cadastro em sistemas eletrônicos, se mostre suficiente para justificar o uso de dispositivos de reconhecimento facial por condomínios, é fundamental que a necessidade deste tratamento de dados esteja presente. O condomínio deve fazer uma avaliação crítica se essa forma de tratamento é realmente o único modo de se efetuar controles de segurança, já que o próprio artigo 11, “g”, da LGPD, destaca que esta base legal não se aplica no caso de prevalecerem direitos e liberdades fundamentais do titular que exijam a proteção dos dados pessoais.

Começar a administrar um condomínio não é uma tarefa fácil, porém, com ética e transparência é possível fazer uma excelente gestão A procura por morar em condomínios vem crescendo exponencialmente no Brasil. Dessa forma, para manter a transparência, ética e serviço de qualidade, contratar uma administradora especializada se faz necessário. Administrar condomínios não é uma tarefa fácil! Precisa-se de boas práticas de gestão, equipe bem treinada, zelador, síndico comprometido e, claro, uma administradora de condomínio para apoiar o trabalho do síndico em mais de 200 rotinas. Quais as funções das administradoras de condomínios? Para quem está começando nesse setor, é preciso entender quais as atribuições de uma empresa que administra condomínios, que é o braço direito do síndico. Dessa forma, é responsabilidade dela cerca de 200 atividades divididas em administrativas, financeiras, de recursos humanos, assuntos jurídicos e relacionamento com o cliente – que pode ser o síndico e também os condôminos e inquilinos. Gestão completa: nesse tipo de serviço, a administradora é responsável por todo o gerenciamento administrativo do condomínio que vai desde a realização de assembleias até questões de inadimplência. Gestão compartilhada: várias atividades são realizadas internamente pelo síndico, conselheiros, gerente predial etc. e a administradora ajuda com questões burocráticas, como contabilidade, gestão de obrigações etc. Por isso, abaixo separamos 11 passos para que a administradora consiga oferecer a melhor gestão para o condomínio. Confira! Organize o setor administrativo O primeiro passo é organizar o setor administrativo. Assim, é preciso começar a olhar as contas, conhecer o condomínio, criar um relacionamento com o síndico e entender como funcionam os processos. Além disso, organize: Salário dos funcionários e suas escalas de trabalho; Todas as contas e investimentos já realizados; Impostos e taxas; Fornecedores. Já providencie a emissão das taxas condominiais, o calendário de assembleias (se não tiver, crie), os treinamentos para os colaboradores e como funciona a distribuição de tarefas. Feito isso, se a empresa tiver alguma sugestão de melhoria, converse com o síndico e convoque uma assembleia para apresentar essas sugestões e colocar em votação pelos condôminos. Caso eles não concordem, continue com os processos já existentes e pense em formas de otimizá-los. Organize o setor financeiro As finanças do condomínio merecem uma atenção a mais, pois a transparência e a prestação de contas são essenciais. Por isso, ter um controle financeiro é necessário. Dessa forma, comece entendendo como funciona esse setor. Saiba como classificar as despesas, faça um planejamento de datas de vencimento de contas, além de uma previsão orçamentária e um documento de prestação de contas mensais e anuais. Para fazer tudo isso, se baseie nos anos anteriores e comece a montar relatórios, levando em consideração os reajustes e investimentos. Dessa forma, não se esqueça de manter em dia: Despesas ordinárias: são aquelas despesas rotineiras, referentes aos salários, manutenção, encargos e outros. Esse tipo de despesas, que costumam ser recorrentes, devem ser planejadas. Fundo de obras: é aquela verba destinada a realização de obras no condomínio. Essa arrecadação deve ser planejada com antecedência e aprovada em assembleia. Fundo de reserva: esse fundo geralmente é usado para emergências e deve ser destinado aos imprevistos que não podem ser absorvidos pela conta ordinária. O valor usado deve ser reposto. Fundo trabalhista: é a arrecadação destinada às férias, 13º salário, gratificações e rescisão de funcionários. Esse gasto também dá para ser planejado. Confira como estão os serviços de manutenção predial A manutenção predial é essencial, já que estar com ela em dia oferece segurança para os condôminos. Desse modo, é importante conferir como esse serviço é feito. Para isso, converse com o síndico e veja como é a rotina de conservação das áreas comuns. Assim, se o condomínio não tiver esse serviço, ou não tiver uma rotina pré-determinada de conferência dessas áreas com o zelador e prestadores de serviço, estude formas de resolver esse problema. Pode ser contratando mais colaboradores, como um manutencista, realocando alguns ou determinando um processo de verificação diário das áreas comuns e setores elétricos e hidráulicos, que podem incluir a implantação de um aplicativo de manutenção. Preste conta de tudo que fizer na administração Ser transparente é fundamental para fazer uma gestão eficiente de um condomínio, até porque os condôminos merecem saber o que é feito com o dinheiro. Dessa forma, faça a prestação de contas anual na Assembleia Geral Ordinária. Esta é uma obrigação do síndico prevista no artigo 1.348 do Código Civil e a administradora é fundamental para isso. E, a cada mês, divulgue o balancete, geralmente junto com o boleto da cota condominial, ou por meio do Resumo Mensal, ferramenta gratuita do SíndicoNet para administradoras e síndicos divulgarem seu trabalho de forma profissional e didática. Pode ser afixado no mural do condomínio, enviado por e-mail ou no grupo dos condôminos. Além disso, no final do ano, compartilhe os relatórios gerais e deixe os moradores cientes da condição financeira do condomínio. Adeque a gestão ao tipo do condomínio Para começar a administrar um condomínio, é preciso entender as particularidades do local, como a tipologia das unidades (horizontal vertical), áreas comuns, perfil dos moradores etc. E, mesmo que esse seja um detalhe simples, faz toda a diferença na gestão. Alguns quesitos como segurança, barulho, obras e gastos são encarados de forma diferente a depender do perfil do condomínio. Dessa forma, abaixo separamos as particularidades de cada modelo para você se habituar aos estilos. O que uma administradora deve prestar atenção em um condomínio horizontal? Os condomínios horizontais, ou condomínio de casas, têm um espaço maior, por isso é necessário ter mais atenção à segurança, pois podem existir pontos cegos. Investir em um bom modelo de portaria combinada com tecnologia pode ser uma solução. Outro ponto de atenção são as obras nas casas dos condôminos. Elas devem ser avisadas ao síndico e ele deve ter ciência do que será feito para saber se a obra está de acordo com o regimento interno. O que uma administradora deve prestar atenção em um condomínio vertical? Um ponto de atenção nos condomínios verticais é nas vagas da garagem,