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Melhorar a performance da gestão condominial é garantir ao síndico sucesso

Por Mário Galvão

A administração de um condomínio tem os mesmos pilares da gestão corporativa. Cada empresa tem sua peculiaridade e deve ter o planejamento estratégico aderente a sua realidade. Desta forma, é fundamental que o síndico encare o desafio pensando em organização, métodos e execução. Ter ciência que se relacionará com o público interno, fornecedores e consumidores (condôminos), e que tem que administrar recursos financeiros, recursos humanos e, no caso, obras.

O síndico ou gestor condominial sabe que ao assumir um condomínio torna-se responsável pela manutenção e conservação da edificação, consciente de seus deveres e direitos. Por isso, obras sempre estarão na pauta, seja para manutenção, melhoria ou adequações à Legislação. O primeiro passo do síndico ao assumir o condomínio é tomar pé da situação, para planejar sua gestão, pelo período de seu mandato e elencar as prioridades, inclusive contemplando ações a longo prazo. Para tanto, é importante estar cercado de profissionais especializados nas áreas de direito, engenharia, e contabilidade, para que seus passos sejam sólidos, com segurança, economicidade, eficiência e legalidade.

Existem “check-lists” que ajudam para que seja verificada se toda a documentação recebida, acumulada ao longo das administrações anteriores estejam em conformidade ou se há pendências para serem resolvidas ou organizadas, inclusive se as manutenções prediais obrigatórias estão em dia. Após esta análise preliminar do histórico encontrado é importante avaliar a situação financeira do condomínio. Verificar se a taxa ordinária contempla todos os itens necessários para a manutenção condominial, se o Fundo de Reserva está equilibrado, se há taxa-extra para alguma atividade específica.

O síndico deve ficar atento para o cadastro dos moradores, pois terá que tê-lo em dia para urgências, para promover uma comunicação eficiente e especialmente para convocação das assembleias. Em seguida o síndico deve fazer um diagnóstico preciso das instalações. Para isso é necessário a contratação de uma empresa que avalie a estrutura, parte elétrica, hidráulica, de segurança, etc. e apresente um parecer técnico com indicação das prioridades e se há necessidade de execução de obras e reformas de arquitetura. Este documento contribuirá para que o síndico faça uma previsão orçamentária das demandas e verifique se tem recursos para execução ou precisa aditivar as taxas, inclusive, se o que foi determinado deve ser incluído na taxa ordinária ou extraordinária.

Com este Raio X em mãos, o síndico demonstra para os condôminos que conhece a real situação do condomínio, aponta com segurança o que precisa ser feito, como, quando, onde, quanto e por quem. A transparência angaria credibilidade e apoio para a gestão e dá sustentação para que o síndico promova o necessário.

Segundo a síndica de Brasília Máira Coelho Silva – “o sucesso do síndico, assim como de um bom gestor, é reunir talentos ao seu redor, montar um time de excelência, que identifique as expectativas e as necessidades daquele condomínio, que quando residencial é o lar dos moradores: deve ser seguro, confortável e com excelente custo/benefício. Este olhar holístico não é possível de ser realizado sozinho. Precisamos contratar especialistas para administração, organização e, especialmente, para nos dar consultoria nas áreas de direito e de engenharia. Assim, a manutenção, obras e reformas serão executadas e entregues de acordo com nossas expectativas” – completa Máira.

Observamos que muitos síndicos tentam economizar e buscam contratações diretas com fornecedores, selecionando com base nos orçamentos apresentados, ouvindo sugestões de amigos ou profissionais que não são especializados na respectiva área. O barato sai caro e pode gerar refação, irregularidades e etc.. A opinião do contador deve ser restrita a área contábil, a do engenheiro deve ser acompanhada de uma ART, a do advogado assinada sob sua OAB. Assim, podemos cobrar resultados. Caso contrário, tornam-se apenas dicas descompromissadas.

No dia em que começamos a oferecer serviços de consultoria de engenharia nos condomínios não tínhamos como prever a dificuldade dessa mudança de hábitos. As empresas e profissionais oferecem serviços de vistoria, inspeção e laudos atrelados às propostas de serviços sem considerar o verdadeiro objetivo da Engenharia Diagnóstica. E os síndicos estão acostumados a receber as propostas e encaminhá-las aos conselheiros ou ao jurídico para serem avaliadas e aprová-las para contratação, de forma isolada, sem um planejamento prévio.

O papel da consultoria de engenharia nos condomínios é dar poder ao síndico e elevar o nível de sua gestão. E é isso que temos feito nesses últimos anos quando iniciamos as atividades nos condomínios do Distrito Federal e apresentamos um plano de ação para atacar os problemas de engenharia. Esse trabalho inédito de elaboração e aplicação da metodologia de inspeção e manutenção predial já foi aprovado por diversos síndicos em depoimentos que comprovam o caminho para a sustentabilidade e a redução do desperdício nos condomínios.

Sempre é bom lembrar que sem passar pelo crivo do consultor técnico de engenharia fica muito difícil obter resultados positivos. Preparar o condomínio para grandes obrassignifica equalizar, por meio de caderno de encargos e planilha orçamentária, o que deve ser feito para depois solicitar propostas às empresas prestadoras de serviços.

Conduzir esse processo, requer o conhecimento, o cuidado e a isenção que somente a consultoria técnica especializada é capaz de fornecer. As consequências do não atendimento dessa premissa são, na maioria das vezes, desastrosas do ponto de vista técnico, dispendiosas financeiramente e pode colocar o gestor em situação delicada ou destruir a carreira do síndico profissional.

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